Excel สามารถทำอะไรได้หลายอย่าง นอกจากการคิดบัญชีร้านค้าแล้ว บรรดา ครู ๆ ทั้งหลาย ก็สามารถที่จะนำมาใช้ในการตัดเกรดได้อีกด้วย ดังตัวอย่างต่อไปนี้
- ก่อนอื่นต้องพิมพ์รายชื่อนักเรียนให้เสร็จเรียบร้อยก่อน
- กรอกคะแนนเก็บ และคะแนนปลายภาค
- ในตัวอย่างนี้ คิดคะแนนเก็บรวม 20 คะแนนปลายภาค รวม 30 รวมเป็น 50 คะแนน
ท่านสามารถนำคะแนนดิบแต่ละครั้งมากรอกลงใน sheet และใช้ Excel หาค่าเฉลี่ยก่อนนำไปคิดคะแนน ก็ได้นะครับ แต่ตัวอย่างนี้ ไม่ได้คิดไว้ให้ - ในช่องรวม ให้เอาคะแนนเก็บ และคะแนนปลายภาค มารวมกัน ในช่อง E3 เขียนสูตรว่า =B3+C3+D3
- ลาก copy สูตรลงมาจนถึง ช่อง E11 ก็จะได้ผลรวมโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่
- ในช่องรวม จะเป็นคะแนนที่นำมาตัดเกรด เกณฑ์ในการตัดเกรด คือ
4 90-100 3 80-89 2 60-79 1 50-59 0 0-49 - ในการตัดเกรด เราจะเอาคะแนนของนักเรียนแต่ละคน มาเทียบกับเกณฑ์ ทีละคน เช่น เราจะเอาคะแนนของนักเรียนคนแรก คือ คะแนนของนงเยาว์ ซึ่งอยู่ในช่อง E3 มาเปรียบเทียบกับเกณฑ์ ตามลำดับ ดังนี้
ถ้าคะแนนมากกว่า 89 ได้เกรด 4 ถ้าคะแนนมากกว่า 79 ได้เกรด 3 ถ้าคะแนนมากกว่า 59 ได้เกรด 2 ถ้าคะแนนมากกว่า 49 ได้เกรด 1 ถ้าไม่ใช่ตามนี้ ก็ให้เกรด 0 - เราจะใช้ฟังก์ชั่น IF ของ Excel ในการเปรียบเทียบ รูปแบบของ ฟังก์ชั่น IF ที่เราจะนำมาใช้ในการตรวจสอบ คะแนนของนักเรียน คือ
IF(การตรวจสอบตามเงื่อนไข,ถ้าเป็นจริง,ถ้าเป็นเท็จ) นั่นคือ เราจะเอาคะแนน ของนงเยาว์ ซึ่งอยู่ในช่อง E3 มา มาตรวจสอบตามเงื่อนไข ว่า มากกว่า 89 หรือไม่ ซึ่งเขียนได้ดังนี้E3 > 89 ถ้าเป็นจริง ก็ให้เกรด 4 ถ้าไม่จริง ก็ตรวจสอบต่อไปว่ามากกว่า 79 หรือไม่ ถ้าเป็นจริง ก็ให้เกรด 3 ถ้าไม่จริง ก็ตรวจสอบต่อไปว่า มากกว่า 59 หรือไม่ ถ้าเป็นจริง ก็ให้เกรด 2 ถ้าไม่จริง ก็ตรวจสอบต่อไปว่า มากกว่า 49 หรือไม่ ถ้าเป็นจริง ก็ให้เกรด 1 ถ้าไม่จริง ก็แสดงว่าต่ำกว่า 50 ก็ให้เกรด 0 ได้เลย เราเขียน โดยใช้ ฟังก์ชั่น IF ได้ ดังนี้=IF(E3 > 89,"4",IF(E3 > 79,"3",IF(E3 > 59,"2",IF(E3 > 49,"1","0")))) - ให้คลิกที่ ตำแหน่ง F3 ซึ่งจะเป็นตำแหน่งที่แสดงเกรด แล้วพิมพ์ ฟังก์ชั่น IF ลงในช่องสำหรับเขียนโค้ด ดังภาพ
- แล้วกด Enter
- เคอร์เซอร์จะมาอยู่ที่ตำแหน่ง F4
- ให้กลับไปคลิกที่ตำแหน่ง F3 ใหม่ แล้ว นำเคอร์เซอร์ไปวางที่จุดสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ มุมล่างขวา เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนรูป ดังภาพ
- กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงมาจนถึงนักเรียนคนสุดท้าย คือตำแหน่ง F11
- Excel จะแก้ไขตำแหน่งของข้อมูลคะแนนของนักเรียน ให้เองโดยอัตโนมัติ และจะได้เกรดของนักเรียนแต่ละคน ดังภาพ
