บทที่ 5

การแสดงผลรวมย่อย-- subtotal

หลาย ครั้ง ที่เรามีข้อมูลจำนวนมาก และต้องการแสดงผลรวมย่อย หรือ Subtotals เช่น

ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะเป็นการสรุปข้อมูลสินค้าใน 2 กรณี คือ 1) สรุปตามรายการสินค้าว่ามีการจำหน่ายสินค้า ออกไปเป็นจำนวนเท่าไร เหมือนตัวอย่างข้างบน และ 2) สรุปตามเดือนว่า มีรายได้จากการขายรวมเป็นรายเดือน เดือนละเท่าไร

หลักการ หลักสำคัญของการแสดงผลรวมย่อย ก็คือ จะต้องเรียงข้อมูลที่ต้องการให้แสดงผลรวมย่อยเสียก่อน ถ้าไม่เช่นนั้น ก็จะมีข้อมูลซ้ำกัน โดยมีขั้นตอนใหญ่ ๆ ดังนี้

1. เรียงข้อมูลที่ต้องการหา Subtotals หรือ ผลรวมย่อย
2. ไปใช้เมนูให้ Excel หาผลรวมย่อยให้
3. เลือกแสดงผลรวมตามต้องการ

วิธีการ

สรุปตามรายการสินค้า

1. เรียงข้อมูล โดยลากดำหรือ hilight บริเวณข้อมูลที่ต้องการทั้งหมด โดยลากดำให้รวมหัวตารางด้วย หัวตาราง ได้แก่ คำว่า เลขที่สมาชิก วันที่ สินค้า จำนวนเงิน ดังรูป
   
2. ไปที่ Data > Sort ... เมื่อคลิกจะเกิดหน้าจอให้ตั้งค่าต่าง ๆ
   ให้ระบุเรียงคอลัมน์ สินค้า เพราะเราต้องการสรุปจำนวนสินค้า ว่า ดินสอ ปากกา ต่าง ๆ เหล่านี้ จำหน่ายไปเป็นจำนวนเท่าไร
   สำหรับ Header row ให้คลิกเลือกไว้ ในกรณีที่บริเวณข้อมูลที่เราลากดำ มีส่วนหัวตารางรวมอยู่ด้วย
3. เมื่อคลิก OK จะเห็นว่าข้อมูลถูกจัดเรียงใหม่ตามตัวอักษรของชื่อสินค้า
   ต้องย้ำอีกครั้งว่า ก่อนการใช้ subtotals ต้องมีการเรียงข้อมูลเสียก่อน ถ้าต้องการให้สรุปอะไร ก็ให้เรียงข้อมูลของคอลัมน์นั้น ๆ
4. จากนั้นให้คลิกที่ Data > Subtotals จะเกิดเมนูข้างล่าง ถ้าส่วนหัวของตารางไม่ได้ถูกลากดำ โปรแกรมจะถามว่าส่วนที่อยู่ติดกันนั้นเป็นหัวตารางหรือไม่ ให้ตอบว่า ใช่ แต่ถ้าส่วนหัวถูกลากดำอยู่แล้ว โปรแกรมจะไม่ถาม
   
   
   • At each change in ให้เลือกข้อมูลที่เราเรียงไว้ ในตัวอย่างคือ สินค้า นี่คือเหตุผลว่าทำไมต้องเรียงข้อมูลเสียก่อน เพราะ Excel จะกระทำการตามที่สั่งในช่อง Use function กับข้อมูลในช่วงที่เหมือนกัน เป็นชุด ๆ ไป ดังนั้นจึงต้องเรียงข้อมูลเสียก่อน
   • Use function เป็นคำสั่งที่ต้องการให้กระทำ สามารถสั่งได้หลายอย่างเช่น min ให้หาค่าน้อยที่สุด max ให้หาค่ามากที่สุด sum ให้หาผลรวม เป็นต้น ในตัวอย่างให้เลือก sum เพราะเราต้องการหาว่าขายไปได้รวมทั้งหมดเท่าไร
   • Add subtotal to เป็นข้อมูลที่ให้กระทำ เช่น ในตัวอย่าง ให้กระทำกับคอลัมน์จำนวนเงิน ถ้าให้หาว่า น้อยที่สุด หรือมากที่สุด หรือ รวมทั้งสิ้น เป็นต้น
   • ปุ่ม Remove All จะใช้เมื่อได้แสดงข้อมูล Subtotals และต้องการยกเลิกการแสดง Subtotals ของข้อมูลนั้น ๆ
5. ในช่อง At each change ให้เลือก คอลัมน์สินค้า ดังนี้
   
6. เมื่อคลิก OK โปรแกรม Excel ก็จะจัดทำผลรวมย่อย หรือ Subtotals ให้ตามต้องการ ดังนี้
   
7. เราสามารถคลิกซ่อนข้อมูลรายละเอียดของแต่ละส่วน โดยคลิกที่เครื่องหมายลบ ดังภาพ
   
8. ถ้าต้องการแสดงเฉพาะยอดรวม โดยไม่แสดงรายละเอียด ให้คลิกเครื่องหมายลบทั้งหมด จะได้ดังภาพ
   
9. ในกรณีที่ต้องการคัดลอกข้อมูลโดยไม่นำรายละเอียดไปด้วย จะไม่สามารถทำได้โดยการคัดลอกธรรมดา เพราะเมื่อลากดำครอบคลุมข้อมูลทั้งหมด และสั่งคัดลอก หรือ Copy ข้อมูลส่วนรายละเอียดต่าง ๆ ในแต่ละวันที่ถูกซ่อนไว้ จะติดไปด้วย ถ้าต้องการคัดลอกไปเฉพาะข้อมูลยอดรวมสรุป ให้สั่งให้ Excel เลือกเฉพาะส่วนที่เห็น และทำการคัดลอก ดังนี้
   1. ไปที่ Edit > Go to และคลิกเลือกปุ่ม Special จะเกิดหน้าจอ ดังนี้
      
   2. ไปที่ Edit > Go to และคลิกเลือกปุ่ม Special จะเกิดหน้าจอ และคลิกเลือก Visible cells only ดังนี้
      
   3. เมื่อคลิกปุ่ม OK จะกลับมาที่แผ่นงานเดิม และแผ่นงานจะถูกเลือก ให้คลิกปุ่ม Copy เพื่อคัดลอกทั้งแผ่นงาน
      
   4. ไปที่แผ่นงานใหม่ และคลิก Past เพื่อวางสิ่งที่คัดลอก ก็จะได้เฉพาะข้อมูลที่เป็นยอดรวมสรุป โดยไม่มีรายละเอียดตามไปด้วย จะสังเกตเห็นว่า เครื่องหมายบวก-ลบ เพื่อขยาย Cell หายไป กลายเป็นจุดแทน
      

สรุปตามเดือน

หลักการ
การสรุปข้อมูลตามเดือน ก็เหมือนกับการทำข้างต้น แต่ให้เรียงข้อมูลตามวันที่เสียก่อน ทีนี้เนื่องจากว่า ข้อมูลวันที่ของเราเป็นข้อมูลรายวัน ดังนั้น จึงต้องเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลให้แสดงในรูปเดือนเสียก่อน (ข้อมูลที่เป็นรายวันยังอยู่เหมือนเดิม แต่แสดงออกมาเป็นเดือน) โดยการจัดรูปแบบข้อมูลใน Cell เสียใหม่ ให้แสดงเฉพาะเดือนเท่านั้น แล้วจึงไปหา ผลรวมย่อย หรือ Subtotals

วิธีการ

1. ลากดำข้อมูลวันที่ทั้งหมด และคลิกขวาเลือกจัดรูปแบบข้อมูล หรือ Format Cells
   
2. เนื่องจากว่า รูปแบบที่จะให้แสดงเฉพาะเดือน ไม่มี ดังนั้น จึงต้องกำหนดเอง ให้เลือกที่ Custom
   
3. ในช่อง Type: หรือ พิมพ์ ให้พิมพ์ ดดดด เพื่อให้แสดงชื่อเดือนเป็นภาษาไทย
   
4. เมื่อคลิกปุ่ม OK จะได้ข้อมูลที่แสดงชื่อเดือนแบบเต็ม ดังนี้
   
5. จากนั้นให้ดำเนินการตามขั้นตอนเหมือนการแสดงผลรวมสินค้า
6. เนื่องจากว่า ข้อมูลเดิมเรียงตามวันที่อยู่แล้ว จึงไม่ต้องเรียงข้อมูลใหม่ แต่ให้ไปที่ Data > Subtotals... และในช่อง At each change in: ให้เลือก วันที่ ก็จะได้ผลรวมรายเดือน ดังนี้