ใน บางโอกาส เราอาจจะต้องการให้แสดงความแตกต่างของข้อมูลใน Cell เช่น ถ้าคะแนนต่ำกว่า 50 ให้แสดงเป็นตัวอักษรสีแดง เพื่อจะได้ดูสะดวกขึ้น เช่น
เราอาจจะไปกำหนดทีละ Cell ก็ได้ โดยพิจารณาแต่้ละ Cell ว่้า มีค่าคะแนนน้อยกว่า 50 หรือไม่ ถ้ามี ก็ไปกำหนดสีของตัวอักษร แต่จะเห็นว่า ถ้ามีข้อมูลมาก ๆ ก็เสียเวลามาก มีวิธีที่ดีกว่านั้น คือ ให้ Excel พิจารณาเอง โดยการกำหนดเงื่อนไขให้แก่ Excel และถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด ก็ให้ Excel จัดรูปแบบของ Cell ตามที่เราต้องการ
หลักการ
- เลือก Cell ข้อมูลที่ต้องการทั้งหมด
- เลือกการจัดรูปแบบเซลแบบมีเงื่อนไข
- กำหนดเงื่อนไข เช่น คะแนนต่ำกว่า 50
- กำหนดรูปแบบ เช่น กำหนดให้ font เป็นสีแดง ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด
- กรอกข้อมูลลงบนแผ่นงาน ถ้าจะมีสูตรต่าง ๆ ก็สามารถทำได้ เช่น คะแนนที่ได้ อาจจะเกิดจากการคำนวณ หรือ ใช้สูตรอ้างอิงมาจากที่อื่น ก็สามารถทำได้
- เลือก Cell ข้อมูลที่ต้องการทั้งหมด โดยการลากดำให้คลุมบริเวณที่ต้องการจัดรูปแบบ เป็นการ ระบุขอบเขตเอาไว้ ก่อน
- ไปที่ Format > Conditional Formating ...
- จะเกิดหน้าจอให้ตั้งเงื่อนไขและกำหนดรูปแบบของ Cell ดังภาพ
- Cell Value Is กำหนดเงื่อนไขโดยใช้ค่าที่อยุ่ใน Cell สามารถเปลี่ยนเป็นเลือกกำหนดตามสูตรใน Cell ได้
- Between เป็นการกำหนดค่า ที่อยู่ในช่วงใดช่วงหนึ่ง ตามที่กำหนดในช่องถัดไป นอกจากนี้ ยังสามารถคลิกเลือกกำหนดลักษณะแบบอื่น ๆ ได้อีก เช่น ค่าน้อยกว่าค่าที่กำหนด ค่ามากกว่า ค่าที่กำหนด เป็นต้น
- ปุ่ม Format... สำหรับเลือกรูปแบบ Cell
- เราต้องการแสดงคะแนนที่น้อยกว่า 50 ให้เป็นสีแดง ดังนั้น ให้คลิกเงื่อนไข เลือกน้อยกว่า หรือ less than
- กำหนดค่า 50 ในช่องถัดไป ซึ่งจะเป็นการกำหนดว่า เงื่อนไขนี้คือ ค่าที่น้อยกว่า 50
- คลิกเลือกปุ่ม Format... เพื่อไปกำหนด รูปแบบของ Cell ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขที่เรากำหนดไว้ คือมีค่าน้อยกว่า 50 จะแสดงตามเงื่อนไขนี้
- จะเ้ปิดหน้าจอให้เลือกรูปแบบที่ต้องการ
- เราสามารถเลือก รูปแบบของ ตัวอักษร (font) ลักษณะของเส้นของ (Border) หรือ ลักษณะของสีพื้น (Pattern) ได้ ตามต้องการ โดยการคลิกเลือกแถบที่ต้องการก่อน แล้วไปกำหนดรายละเอียดในหน้าจอนั้น ๆ
- ในตัวอย่างนี้ เราต้องการเปลี่ยนตัวอักษรให้เป็นสีแดง ให้ท่านคลิกเลือกสี โดยคลิืกที่ปุ่มลูกศรตัวเลือก ถัุดจากคำว่า Color ดังภาพ
- แล้วเลือกสีแดง
- ถ้าต้องการยกเลิก ให้กดปุ่ม Clear แต่ถ้าพอใจแล้ว ให้กดปุ่ม OK
- จะกลับมาหน้าเดิม ก่อนที่จะเข้าไปกำหนดรูปแบบ จะสังเกตเห็นรูปแบบที่กำหนดปรากฎให้เป็นในกรอบ ในที่นี้ จะเห็นว่าตัวหนังสือเป็นสีแดง ตามที่กำหนด นั่นแสดงว่า ถ้าในบริเวณ Cell ที่เราได้ระบุขอบเขตเอาไว้ มีค่าน้อยกว่า 50 ตามเงื่อนไขที่กำหนด ตัวหนังสือใน Cell ก็จะมีสีแดง
- ให้คลิก OK
- จะกลับมาที่หน้าข้อมูล Excel และ จะพบว่า มีการจัดรูปแบบเป็นไปตามที่กำหนด คือ ช่อง Cell ที่มีคะแนนน้อยกว่า 50 จะเป็นสีแดง
