PIVOT TABLE มีประโยชน์มากสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลบนแผ่นงานของ Excel เราสามารถเลือกดูข้อมูลในแง่มุมต่าง ๆ จากใน Sheet ของ Excel โดยการนำข้อมูลในแผ่นงานมาไขว้กัน ช่วยให้การวิเคราะห์ เปรียบเทียบดูง่ายขึ้น เช่น สมมติว่าเรามีข้อมูลเกี่ยวกับ ร้านที่รับสินค้าของเราไปจำหน่าย มีดังนี้ (ดาวน์โหลดไฟล์เพื่อทำตามตัวอย่างนี้ คลิกที่นี่)
จากข้อมูลข้างบนนี้ เราสามารถจะให้ Excel วิเคราะห์ข้อมูล จัดรูปแบบเสียใหม่ (โดยใช้ข้อมูลชุดนี้) เช่น สรุปข้อมูลตามร้าน และรวมจำนวนสินค้าที่รับไปจำหน่าย ดังนี้
หรืออาจจะให้แสดงทั้งจำนวนที่รับไป และรวมเงินทั้งหมด แยกเป็นแต่ละร้าน ก็ได้ ดังนี้
จากตารางข้างบน จะเห็นว่า ร้าน จ.เครื่องเขียน สั่งเครื่องเย็บ ไป 81 ตัว เป็นเงินทั้งสิ้น 6480 บาท เป็นต้น
จะเห็นได้ว่า เมื่อมีการเรียงข้อมูลใหม่ ทำให้เราสามารถวิเคราะห์ เปรียบเทียบข้อมูลต่าง ๆ ได้ดีขึ้น
ทั้งหมดนี้สามารถทำได้ด้วยการใช้ pivot table ของ Excel
หลักการ
- ศึกษาข้อมูลและออกแบบที่ต้องการ
- ปรับแต่งตารางตามต้องการ
- ศึกษาและออกแบบข้อมูล
- เราต้องตอบคำถามตัวเองก่อนว่า เราต้องการดูอะไร จากในข้อมูลตัวอย่าง สมมุติว่า เราต้องการดูร้านแต่ละร้าน ว่า เขาสั่งสินค้าอะไรไปจำนวน เท่าไร ดังนั้น ถ้าเราจะออกแบบตารางสองทาง ก็น่าจะเป็นดังนี้
- จากตารางข้างต้น จะเห็นว่ามีข้อมูลหลักอยู่ 3 อย่าง คือ ร้านค้า สินค้า และ จำนวนที่สั่ง
- เมื่อนำมาออกแบบตาราง หัวแถว เป็นชื่อร้าน และด้านบน เป็นสินค้า เนื่องจากว่า เรามีสินค้ามากกว่า 1 อย่าง จึงต้องมีย่อยลงมาอีกว่า เป็นสินค้าอะไร และในส่วนข้อมูลซึ่งเป็นหัวใจสำคัญเป็นผลรวมทั้งหมดของสินค้าที่สั่งไป
- จากตาราง จะตอบคำถามได้ว่า ร้าน ก. สั่งสินค้า ก. ไปเท่าไร ร้าน ก. สั่งสินค้า ข. ไปเท่าไร เป็นต้น
- เราต้องตอบคำถามตัวเองก่อนว่า เราต้องการดูอะไร จากในข้อมูลตัวอย่าง สมมุติว่า เราต้องการดูร้านแต่ละร้าน ว่า เขาสั่งสินค้าอะไรไปจำนวน เท่าไร ดังนั้น ถ้าเราจะออกแบบตารางสองทาง ก็น่าจะเป็นดังนี้
- เมื่อออกแบบเสร็จแล้ว ให้เปิดแผ่นงาน และเริ่มจัดทำ pivot table โดยใช้เมนูใน Excel ซึ่งมีขั้นตอน ดังต่อไปนี้
- เปิดแผ่นงาน และคลิกในบริเวณข้อมูล เพื่อให้ Excel รู้ว่า เราต้องการใช้ข้อมูลชุดนี้
- ไปที่ Data > PivotTable and PivotChart Report...
- จะเกิดตัวช่วยสร้าง pivot table ให้คลิก Next
- ถ้าเราคลิกในบริเวณข้อมูลไว้แล้ว โปรแกรมจะนำมาแสดงให้ดูว่า ต้องการนำข้อมูลบริเวณไปสร้าง pivot table ถ้าไม่ใช่ ให้เลือกใหม่ ถ้าถูกต้อง ให้ดำเนินการต่อไป
- จะเกิดหน้าจอนี้ ให้ลากข้อมูลไปวาง ให้นำข้อมูลที่เราวางแผนไว้แล้ว ไปวางให้ถูกตำแหน่ง ดังนี้
- ชื่อที่ Excel นำมาให้ลากไปวางนี้ ก็คือชื่อหัวคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลเดิม หรือเราเรียกว่าเป็น ชื่อฟิลด์ เมื่อเวลานำมาสร้าง pivot table โปรแกรม Excel จะใช้ชื่อนี้เป็นตัวแทน ให้ลากมาวางเพื่อแสดงข้อมูล
- ให้ลากชื่อร้านไปวางที่หัวตารางก่อน ดังนี้
- จากนั้นให้ลาก สินค้า ไปวางไว้ส่วนบนของตาราง
- และลาก จำนวน ไปวางไว้ในบริเวณด้านในของตาราง
- สุดท้ายจะได้ข้อมูลสรุปตามต้องการ
- การปรับแต่งข้อมูล
สมมติว่า ต้องการนำข้อมูลจำนวนเงินทั้งหมด มาแสดงต่อจากจำนวนสินค้าที่สั่ง ในตาราง pivot table ให้ทำดังนี้- ให้คลิกปุ่ม ShowFieldList บนเมนู Pivot Table (ถ้าไม่เห็นเมนูนี้ ให้คลิกที่ View > Toolbars > PivotTable) เพื่อให้แสดงข้อมูลที่จะนำมาวางเพิ่ม
- ลากข้อมูลฟิลด์ที่เก็บยอดเงินรวม ซึ่งชื่อ รวม มาวางไว้ในบริเวณด้านในของตาราง บริเวณเดียวกับที่วางข้อมูลจำนวน
- จะได้ข้อมูลตามต้องการ ดังนี้
- ให้คลิกปุ่ม ShowFieldList บนเมนู Pivot Table (ถ้าไม่เห็นเมนูนี้ ให้คลิกที่ View > Toolbars > PivotTable) เพื่อให้แสดงข้อมูลที่จะนำมาวางเพิ่ม
